Duviana este o platformă românească de management al afacerii care adună automat facturile primite din SPV (e-Factura), de pe e-mail și din bancă și îți arată, pe o singură pagină, cât datorează firma, ce plăți au depășit scadența și cine se ocupă de fiecare. Ai totalul de plată, întârzierile împărțite pe intervale, ratele care urmează și documentele gata pentru contabil, fără tabele Excel și fără să intri zilnic în SPV.
Ce înseamnă evidența facturilor neplătite
Evidența facturilor neplătite este lista tuturor obligațiilor de plată ale firmei care nu au fost încă achitate: facturi de la furnizori, bonuri, taxe și contribuții către stat, chirii, rate de credit sau de leasing. Pentru fiecare obligație contează patru lucruri: cui datorezi, cât, până când și cine se ocupă de plată. O evidență bună îți spune în orice moment cât ai de plătit, ce e urgent și ce urmează, ca să nu plătești penalități și să nu strici relația cu furnizorii.
De ce scapă plățile de sub control
- Facturile vin pe drumuri diferite: SPV, e-mail, curier, bonuri din buzunarul colegilor.
- Aceeași factură ajunge de două ori, o dată prin e-Factura și o dată pe e-mail, și riști s-o plătești de două ori.
- Taxele lunare, salariile și ratele nu au factură, așa că nu apar în niciun program de facturare.
- Nimeni nu știe exact cine trebuie să plătească o anumită factură.
- La sfârșit de lună, contabilul cere documentele, iar strângerea lor durează ore.
Ce îți arată Duviana pe pagina Cheltuieli neachitate
Patru cifre care îți spun tot
În partea de sus vezi totalul neplătit, suma în termen, suma întârziată cu 1–30 de zile și suma întârziată cu peste o lună, fiecare cu numărul de facturi. Un clic pe oricare cifră filtrează lista doar pe acele facturi, așa că afli în câteva secunde ce trebuie plătit azi.
Facturile vin singure: ANAF, e-mail, bancă și bonuri
Facturile primite prin e-Factura sunt preluate automat din SPV. Cele trimise pe e-mail sunt importate din căsuța firmei, iar bonurile le scanezi cu telefonul. Fiecare cheltuială are o iconiță de sursă, așa că știi de unde a venit. Ce nu vine automat adaugi manual, în câteva secunde.
Te avertizează la facturile duplicate
Când o factură nouă seamănă cu una deja încărcată (același furnizor, același total, dată apropiată), Duviana o compară câmp cu câmp și îți arată diferențele. Potrivirile sigure sunt ignorate automat. Pentru cele incerte decizi tu dacă imporți factura sau o ignori.
Grupate pe categorii, cu întârzierea la vedere
Cheltuielile sunt grupate pe categorii, de exemplu taxe și impozite, servicii profesionale, chirii, IT și software sau auto, fiecare cu subtotalul ei. Lângă fiecare factură vezi data scadenței și câte zile de întârziere are. Poți sorta după furnizor, sumă, scadență sau responsabil și poți filtra după furnizor, categorie, sursă, responsabil și perioadă.
Status, responsabil și plăți parțiale, direct din listă
Marchezi o factură ca achitată sau alegi cine se ocupă de ea fără să o deschizi. Pentru mai multe facturi deodată folosești editarea multiplă. La plățile parțiale vezi cât s-a achitat și cât a mai rămas.
Rate de credit, leasing și cheltuieli previzionate
Ratele din scadențarele de credit și de leasing apar sub listă până când sosește factura sau debitarea din bancă. Sumele estimate pentru lunile următoare, cum sunt salariile sau TVA-ul, sunt ținute separat, ca cheltuieli previzionate. Așa poți planifica banii fără să umfli totalul de plată.
Gata pentru contabil
Descarci cu un clic arhiva ZIP cu facturile lunii, exporți lista în Excel și obții pentru fiecare factură PDF-ul, cu un nume standard (dată, furnizor, serie, număr), și XML-ul ANAF.
Cum funcționează, în 4 pași
- Conectezi firma la ANAF printr-un token, o singură dată, și, dacă vrei, conturile bancare.
- Facturile intră automat din SPV, de pe e-mail și din bancă. Bonurile le scanezi cu telefonul.
- Verifici și organizezi: aloci responsabili, confirmi duplicatele, urmărești scadențele.
- Plătești și închizi luna: marchezi plățile, iar la final trimiți arhiva contabilului.
Duviana față de Excel sau de un program simplu de facturare
| Ce ai nevoie | Excel | Program simplu de facturare | Duviana |
| Preluare automată e-Factura din SPV | Nu | Adesea | Da |
| Facturi din e-mail și bonuri scanate în aceeași listă | Nu | Parțial | Da |
| Avertisment pentru facturi duplicate | Nu | Rar | Da |
| Întârzieri pe intervale (în termen / 1–30 / peste 30 zile) | Manual | Parțial | Da |
| Responsabil pe fiecare plată | Manual | Rar | Da |
| Taxe, salarii, rate de leasing și credit în aceeași evidență | Manual | Rar | Da |
| Arhivă ZIP lunară pentru contabil | Nu | Parțial | Da |
Coloana „Program simplu de facturare” descrie generic programele axate pe emiterea facturilor; unele au o parte dintre aceste funcții. Nu numi competitori în tabel decât dacă ai verificat fiecare afirmație.
Pentru cine este
- Antreprenori și administratori care vor să știe în fiecare dimineață cât au de plătit și ce e urgent.
- Echipe financiare și office manageri care împart plățile între mai mulți colegi.
- Contabili care vor documentele lunii complete și ordonate, fără să le ceară de trei ori.
- Firme cu multe cheltuieli recurente: chirii, leasinguri, abonamente software, utilități.
Context legal, pe scurt
În România, facturile între firme se transmit prin sistemul RO e-Factura, iar exemplarul original al facturii este fișierul XML din SPV. De aceea, o evidență corectă a cheltuielilor pornește de la facturile primite în SPV. Legea nr. 72/2013 stabilește, ca regulă, un termen de plată de cel mult 60 de zile între profesioniști. După scadență pot curge dobânzi penalizatoare și o despăgubire minimă pentru costurile de recuperare.
Informațiile au caracter general și nu înlocuiesc sfatul contabilului sau al juristului.
Ce program pot folosi pentru evidența facturilor de la furnizori?
Ai nevoie de un program care adună automat facturile primite și le ține evidența până la plată. În Duviana, facturile din SPV (e-Factura), de pe e-mail, din bancă și bonurile scanate ajung într-o singură listă de cheltuieli neachitate, cu scadența, întârzierea, statusul plății și responsabilul fiecăreia.
Cum văd facturile primite în SPV fără să intru zilnic în SPV?
Conectezi o singură dată contul ANAF al firmei în Duviana, printr-un token de autorizare. După aceea, facturile primite prin e-Factura sunt preluate automat și apar în lista de cheltuieli, cu PDF-ul și fișierul XML original.
Cum aflu rapid ce facturi au depășit scadența?
În partea de sus a paginii vezi separat suma aflată în termen, suma întârziată cu 1–30 de zile și suma întârziată cu peste 30 de zile. Un clic pe oricare dintre ele filtrează lista doar pe acele facturi. Lângă fiecare factură apare și numărul de zile de întârziere.
Ce se întâmplă dacă primesc aceeași factură de două ori, din SPV și pe e-mail?
Duviana compară factura nouă cu cele deja încărcate (furnizor, total, dată). Duplicatele sigure sunt ignorate automat, iar cele incerte îți sunt arătate câmp cu câmp, ca să decizi tu dacă le imporți sau le ignori. Dacă un duplicat a intrat totuși, îl poți comasa cu factura originală.
Pot înregistra plăți parțiale la o factură?
Da. La facturile plătite parțial vezi cât s-a achitat și cât a mai rămas de plată, direct în listă.
Pot ține evidența taxelor, salariilor și ratelor, nu doar a facturilor?
Da. Poți adăuga cheltuieli fără factură, cum sunt TVA-ul, contribuțiile sau salariile, iar ratele de credit și de leasing din scadențar apar într-o secțiune separată. Sumele estimate pentru lunile următoare sunt ținute ca cheltuieli previzionate, separat de totalul de plată.
Cum trimit documentele lunii la contabil?
Cu un singur buton descarci o arhivă ZIP cu toate facturile din luna precedentă sau din perioada aleasă. Poți exporta și lista în Excel, iar fiecare factură poate fi descărcată ca PDF sau ca XML ANAF.
Pot împărți plățile între colegi?
Da. Fiecare cheltuială poate avea un responsabil, ales direct din listă. Poți filtra lista după responsabil, așa că fiecare coleg își vede plățile de care se ocupă.
Am nevoie de AI ca să folosesc Duviana?
Nu. Duviana funcționează complet și fără AI. Funcțiile inteligente, cum ar fi citirea bonurilor sau comenzile vocale, sunt opționale și te ajută doar acolo unde economisesc timp.
Care este termenul maxim de plată a unei facturi între firme în România?
Potrivit Legii nr. 72/2013, termenul de plată între profesioniști nu poate depăși, de regulă, 60 de zile, cu excepția cazului în care părțile convin altfel, iar clauza nu este abuzivă pentru creditor. După scadență pot curge dobânzi penalizatoare. Pentru situația ta concretă, verifică întotdeauna cu contabilul sau cu un jurist.
Știi în fiecare dimineață cât ai de plătit.
Duviana îți adună facturile din SPV, de pe e-mail și din bancă și îți arată ce e urgent, cine se ocupă și ce urmează