Facturi neîncasate sub control: vezi, urmărește și încasează mai repede

Pe scurt: în Duviana, pagina Facturi neîncasate îți arată într-un singur ecran toate facturile, proformele și documentele de alte venituri care nu au fost plătite: cât ai de încasat, cât e încă în termen și cât a depășit scadența. Pentru fiecare document vezi zilele de întârziere, starea în e-Factura ANAF și dacă a ajuns la client. Apoi aloci un responsabil, trimiți un reminder, notezi etapa de recuperare și marchezi plata când banii au intrat. Analiza AI îți spune unde e riscul cel mai mare.

De ce contează facturile neîncasate

O factură emisă nu e încă bani în cont. În România, firmele au avut nevoie în medie de 144 de zile ca să plătească o factură B2B în 2025, potrivit unei analize ICAP CRIF citate de CursDeGuvernare (august 2026). Barometrul Atradius 2025 arată că 42% din facturile comerciale din România ajung restante și că 5% nu se mai recuperează niciodată.

Pentru o firmă mică asta înseamnă salarii, furnizori și taxe plătite din banii tăi, în timp ce clienții întârzie. Cu cât afli mai repede ce e restant și acționezi, cu atât crești șansele de încasare.

Ce este o factură neîncasată?

O factură neîncasată este un document emis către un client care nu a fost plătit integral până la momentul verificării. Dacă data scadenței a trecut, factura devine restantă (scadentă și neplătită), iar suma devine o creanță pe care trebuie să o recuperezi. O factură poate fi și parțial încasată, când clientul a plătit doar o parte.

Ce vezi în Duviana dintr-o privire

Carduri cu situația încasărilor

• Total neîncasat – suma tuturor documentelor neplătite și numărul lor.
• În termen – ce nu a ajuns încă la scadență.
• Depășite 1–30 de zile – momentul ideal pentru un reminder prietenos.
• Depășire peste o lună – cazurile care cer telefon, escaladare sau pași legali.

Un clic pe card filtrează lista doar pe documentele lui. Lângă carduri vezi și starea conexiunii cu ANAF SPV: câte zile mai e valabil tokenul și reînnoirea dintr-un clic, fără semnătură electronică.

O listă care îți arată prioritățile prin culori

Rândurile albe sunt în termen, cele roz au întârzieri de până la 30 de zile, cele roșii peste 30. Pe fiecare rând vezi clientul cu persoana de contact, telefonul și e-mailul, datele de emitere și scadență, zilele de întârziere, totalul, dacă factura are cod de încărcare în e-Factura și dacă a fost trimisă clientului pe e-mail.

Cum urmărești și recuperezi o factură restantă

1. Alocă un responsabil. Fiecare document poate avea un coleg care se ocupă de încasare. Filtrul „fără responsabil” îți arată ce a rămas nealocat.
2. Trimite un reminder. Din meniul documentului deschizi un e-mail gata completat cu textul de reminder și factura. Verifici și trimiți.
3. Sună clientul. Numărul persoanei de contact e la un clic, direct din listă.
4. Notează etapa de recuperare: Necontactat, Reminder trimis, Contactat, Promisiune plată, În dispută, Escaladat, Dep. juridic sau Rezolvat. La escaladare alegi colegul, data și o notă internă.
5. Marchează plata. Achitată sau parțial achitată, direct din listă. Documentele achitate ies din lista de neîncasate și rămân în arhivă.

Pentru zeci de documente deodată folosești Editare multiplă: bifezi, alegi câmpul (status plată, responsabil sau status) și aplici.

Analiză AI a riscului de încasare

Butonul Analiză AI citește lista de facturi neîncasate (inclusiv filtrele active) și îți explică riscul de încasare și comportamentul de plată al clienților: cine întârzie constant, unde se concentrează sumele mari, ce merită urmărit primul. Poți pune întrebări suplimentare, de exemplu „care clienți au peste 60 de zile întârziere?”, poți descărca raportul în PDF sau îl poți trimite pe e-mail. Nu e un chat separat: AI-ul lucrează pe datele tale din Duviana.

Filtre, export și monede

• Filtrezi după client, tip document (factură, proformă, alte venituri), perioadă, trimise sau netrimise pe e-mail, emise manual sau automat, plătite cu cardul și responsabil.
• Exporți lista filtrată în Excel – sau doar documentele bifate – pentru contabil sau pentru raportări.
• Vezi sumele estimativ în EUR sau USD la cursul BNR al zilei, fără să modifici valoarea fiscală a facturilor emise în lei.
• Transformi o proformă în factură cu un clic, iar o factură o poți storna sau transforma în factură recurentă.

Ce spune legea despre facturile neplătite

Câteva repere utile pentru firmele din România (informativ, nu consultanță juridică):

• Legea 72/2013 privind combaterea întârzierii în executarea obligațiilor de plată reglementează dobânzile penalizatoare între profesioniști și dă creditorului dreptul la minimum echivalentul în lei a 40 de euro ca despăgubire pentru costurile de recuperare.
• OG 22/2016 obligă persoanele juridice să țină evidența sumelor restante mai vechi de 30 de zile față de emitere sau scadență și să le raporteze online, pentru procedura de compensare a datoriilor.
• Ordonanța de plată (Codul de procedură civilă, art. 1014 și urm.) este procedura rapidă pentru creanțe certe, lichide și exigibile; înainte, trebuie trimisă debitorului o somație cu termen de plată de 15 zile.

În Duviana, statusurile Escaladat și Dep. juridic te ajută să vezi exact ce facturi au ajuns în această etapă și cine se ocupă de ele.

5 obiceiuri care cresc rata de încasare

1. Verifică facturile neîncasate măcar o dată pe săptămână, nu la final de lună.
2. Contactează clientul imediat după scadență – adesea e doar o factură uitată.
3. Când primești o promisiune de plată, noteaz-o și verifică exact în ziua respectivă.
4. Asigură-te că factura a ajuns la client (e-mail trimis, cod e-Factura) înainte să ceri plata.
5. Stabilește clar cine răspunde de fiecare client restant și când un caz se escaladează.

Duviana vs. Excel pentru urmărirea încasărilor