Pe scurt: scanarea bonurilor fiscale înseamnă că fotografiezi bonul cu telefonul, iar aplicația citește automat furnizorul, CUI-ul, data, totalul, TVA-ul, produsele cumpărate și plata cu cardul. În DuViAna, fiecare câmp citit de AI e marcat pe culori ca să-l verifici în câteva secunde, duplicatele sunt semnalate înainte de salvare, iar bonul intră direct în rapoartele de cheltuieli ale firmei.
Ce este scanarea bonurilor fiscale?
Scanarea bonurilor fiscale este procesul prin care un bon de casă de marcat, primit pe hârtie, devine o cheltuială înregistrată digital. O aplicație cu recunoaștere optică a textului (OCR) și inteligență artificială (AI) citește datele de pe imagine și le pune în câmpurile potrivite: furnizor, cod fiscal, dată, sumă, TVA, produse.
Diferența față de un scanner obișnuit: nu primești doar o poză sau un PDF, ci date structurate, pe care le poți căuta, filtra, raporta și trimite contabilului.
De ce contează bonurile fiscale într-o firmă mică
Bonurile sunt cheltuielile mărunte care se adună: combustibil, parcare, consumabile, piese, mese de protocol, cumpărături urgente. Separat, par nesemnificative. Puse cap la cap, ajung la sume pe care nu-ți permiți să le pierzi. Problemele apar mereu în aceleași locuri:
- Bonurile termice se șterg. Cerneala se estompează în câteva luni, iar un bon ilizibil e greu de justificat.
- Bonurile se pierd. Rămân în portofel, în mașină sau la angajat și ajung la contabil la final de lună, dacă ajung.
- Introducerea manuală durează. Fiecare bon înseamnă furnizor, CUI, dată, total, TVA și categorie tastate de mână.
- TVA-ul se pierde. Fără codul de TVA al firmei pe bon, TVA-ul nu poate fi dedus, iar asta se observă adesea prea târziu.
- Aceeași cheltuială apare de două ori. Un bon fotografiat de două persoane sau încărcat de două ori umflă cheltuielile.
Cum funcționează scanarea bonurilor în DuViAna
- Adaugi bonul. Îl fotografiezi cu telefonul („Fă poză cu telefonul”), îl tragi în pagină sau alegi fișierul din calculator. Merg JPG, PNG, WEBP și PDF de până la 10 MB.
- AI-ul citește datele. Furnizorul, adresa, CUI-ul, numărul și data bonului, totalul, TVA-ul, metoda de plată, fiecare produs și detaliile tranzacției cu cardul.
- Verifici dintr-o privire. Câmpurile sunt colorate după sursă, ca să știi unde să te uiți mai atent.
- Alegi categoria și proiectul. Bonul intră în categoria de cheltuieli potrivită și, dacă vrei, pe un proiect sau un client.
- Salvezi. Bonul apare în listă, în rapoartele de cheltuieli și în exportul pentru contabil.
Ce citește aplicația de pe bon
| Grup de date | Ce se completează automat |
| Furnizor | Denumire, adresa punctului de lucru, CUI |
| Document | Tip (bon fiscal, factură, chitanță, POS), număr, cod, dată și oră |
| Sume | Total, valoare fără TVA, TVA, sumă plătită, monedă |
| Cumpărător | Denumire și CUI, dacă sunt înscrise pe bon |
| Produse | Denumire, cantitate, unitate de măsură, preț unitar, valoare, cota de TVA, categorie și, la carburanți, tipul (benzină, motorină, GPL) |
| Plată | Metodă (card, numerar, mixt) și, pentru card: cod de autorizare, ID terminal, ultimele cifre ale cardului, data și ora tranzacției |
Detaliile pe produs contează: vezi nu doar că ai cheltuit 300 de lei la benzinărie, ci cât a fost combustibil și cât au fost alte produse cumpărate în aceeași tranzacție.
Verificare rapidă: culori în loc de ghicit
Niciun sistem de citire automată nu e perfect, mai ales pe bonuri șifonate sau fotografiate în grabă. De aceea, înainte de salvare, DuViAna îți arată de unde vine fiecare valoare:
| Culoare | Ce înseamnă |
| Verde | Completat de AI |
| Roșu | Identic cu un bon deja salvat (posibil duplicat) |
| Violet | Posibilă eroare de scanare: verifică obligatoriu |
| Albastru | Ajustat după istoricul furnizorului |
| Portocaliu | Dedus automat prin calcul (de exemplu TVA-ul din total și cotă) |
Fiecare bon primește și un procent de încredere AI. Bonurile despre care aplicația nu e sigură primesc statusul „Necesită verificare” și apar separat, ca să le rezolvi pe toate o dată pe săptămână.
Bonurile fiscale și TVA-ul: ce trebuie să știi
Pentru o firmă plătitoare de TVA, bonul fiscal poate ține loc de factură, dar doar în anumite condiții. Pe scurt, conform regulilor în vigoare în 2026:
- Până la 100 de euro (cu TVA): bonul pe care casa de marcat a înscris codul de TVA al firmei tale este considerat factură simplificată, iar TVA-ul se poate deduce.
- Între 100 și 400 de euro: bonul cu CUI nu e suficient de la sine; contează dacă furnizorul are aprobare să emită facturi simplificate. Cere factură, ca să fii sigur.
- Peste 400 de euro: ai nevoie de factură completă.
- Bonurile cu CUI se raportează în declarația informativă 394, în secțiunea dedicată, defalcat pe cote de TVA.
De aceea DuViAna citește separat CUI-ul cumpărătorului de pe bon: vezi imediat dacă bonul are codul firmei tale.
Sfat: spune-i casierului CUI-ul firmei înainte să plătești. Un bon fără CUI se poate înregistra pe cheltuieli, dar TVA-ul de pe el nu se mai poate recupera. Informațiile fiscale de pe această pagină au caracter general; aplicarea lor pe cazul firmei tale o stabilește contabilul.
Ce se schimbă la bonurile fiscale
Bonul fiscal trece printr-o perioadă de modernizare în România:
- Cod QR pe bon. Legislația cere ca bonul să conțină un cod QR cu data și ora emiterii, numărul de identificare al bonului și seria fiscală a casei de marcat. Aplicarea amenzilor a fost amânată de mai multe ori, iar comercianții își actualizează treptat casele de marcat.
- Aplicația iBon. Lansată de Ministerul Finanțelor și ANAF în mai 2026, permite oricui să verifice dacă un bon a fost emis corect și să sesizeze nereguli.
- Bonul în format electronic. Ministerul Finanțelor a propus ca bonul să poată fi emis electronic, cu tipărire doar la cerere.
Indiferent de formă, pe hârtie, ca PDF sau ca imagine, bonul tot trebuie să ajungă în evidența firmei. DuViAna acceptă imagini și PDF-uri, așa că un bon primit electronic se încarcă la fel de simplu ca unul fotografiat.
De la bon la raport, fără Excel
Odată salvat, bonul nu rămâne o poză într-un dosar:
- Lista bonurilor se caută după furnizor, CUI sau număr (inclusiv prin dictare) și se filtrează după perioadă, status, plată sau persoana care l-a încărcat.
- Exportul CSV pregătește situația pentru contabil în câteva secunde, iar fiecare bon se descarcă și în PDF.
- Dashboard-ul de cheltuieli include automat bonurile în totaluri, pe categorii și pe furnizori, și îți arată câte bonuri mai trebuie verificate.
- Pe proiecte și clienți vezi cât au costat deplasările, materialele sau combustibilul pentru fiecare lucrare.
- Arhiva păstrează pentru fiecare bon imaginea și o copie arhivată, ca să găsești originalul oricând.
Cum faci o poză bună unui bon
- Întinde bonul pe o suprafață plană și închisă la culoare.
- Folosește lumină naturală sau uniformă; evită blițul, care lasă reflexii pe hârtia termică.
- Încadrează tot bonul, de la antetul cu CUI-ul furnizorului până la total și plata cu cardul.
- Fotografiază imediat după cumpărare: un bon proaspăt se citește aproape întotdeauna corect.
- Un bon pe imagine. Dacă ai și chitanța POS, poate sta lângă bon, dar verifică totalul.
Ce să cauți la o aplicație de scanare a bonurilor
| Criteriu | De ce contează | În DuViAna |
| Citește produsele de pe bon, nu doar totalul | Vezi pe ce s-au dus banii, nu doar cât | Da, cu cantitate, preț și cota de TVA pe linie |
| Citește CUI-ul cumpărătorului | Știi imediat dacă TVA-ul e deductibil | Da |
| Arată unde ar putea greși | Verifici în secunde, nu recitești tot bonul | Da, câmpuri colorate și procent de încredere |
| Detectează duplicatele | Evită cheltuieli umflate | Da, înainte de salvare |
| Merge de pe telefon | Bonul ajunge în sistem din prima zi | Da, cu camera telefonului, din browser |
| Leagă bonul de proiect sau client | Afli costul real al fiecărei lucrări | Da |
| Intră în rapoarte și export | Contabilul primește date, nu poze | Da: dashboard, CSV, PDF |
| Păstrează imaginea bonului | Ai dovada oricând | Da, plus copie arhivată |
Ce înseamnă scanarea bonurilor fiscale?
Înseamnă să transformi un bon de hârtie într-o cheltuială înregistrată digital. Fotografiezi sau încarci bonul, iar aplicația citește automat furnizorul, CUI-ul, data, totalul, TVA-ul, produsele și plata, apoi le salvează în evidența firmei, alături de imaginea bonului.
Ce date citește DuViAna de pe un bon fiscal?
Furnizorul și adresa punctului de lucru, CUI-ul furnizorului, CUI-ul cumpărătorului (dacă e înscris pe bon), numărul și data bonului, ora, totalul, valoarea fără TVA, TVA-ul, metoda de plată, fiecare produs cu cantitate, preț și cotă de TVA și detaliile plății cu cardul (cod de autorizare, terminal, ultimele cifre ale cardului).
Pot fotografia bonul direct de pe telefon?
Da. Deschizi DuViAna în browserul telefonului, apeși „Fă poză cu telefonul” și se pornește camera. Poți încărca și fișiere JPG, PNG, WEBP sau PDF de până la 10 MB din calculator.
Ce se întâmplă dacă AI-ul citește greșit o sumă?
Înainte de salvare vezi toate datele într-un ecran de verificare. Câmpurile sunt colorate după sursă: completate de AI, posibile erori de scanare, ajustate după istoricul furnizorului sau calculate automat. Corectezi ce e nevoie și abia apoi salvezi. Bonurile cu încredere mai mică primesc statusul „Necesită verificare”.
Cum evit să înregistrez același bon de două ori?
DuViAna compară bonul nou cu cele existente și marchează cu roșu câmpurile identice cu un bon deja salvat, ca să poți anula înainte de dublare.
Pot deduce TVA-ul de pe un bon fiscal?
Un bon de cel mult 100 de euro (cu TVA) pe care e înscris codul de TVA al firmei tale ține loc de factură simplificată, deci TVA-ul se poate deduce. Peste acest prag, regulile sunt mai stricte, iar peste 400 de euro ai nevoie de factură. Decizia finală privind deducerea o ia contabilul.
Ce fac dacă bonul s-a șters sau e greu de citit?
Îl introduci manual cu „Adaugă bon manual”, pe același formular. Ca să nu ajungi aici, fotografiază bonurile termice imediat după cumpărare: cerneala lor se estompează în câteva luni.
Trebuie să păstrez bonul de hârtie după ce l-am scanat?
Imaginea salvată în aplicație te ajută la evidență și la căutare, dar regulile de arhivare a documentelor justificative se stabilesc împreună cu contabilul. Recomandarea noastră: păstrează originalele până când contabilul confirmă că nu mai e nevoie de ele.
Cum ajung bonurile la contabil?
Filtrezi lista după perioadă și apeși „Export CSV”, iar fiecare bon se poate descărca și în PDF. Bonurile apar automat și în rapoartele de cheltuieli din DuViAna.
Pot atribui un bon unui proiect sau unui client?
Da. Pe fiecare bon alegi categoria de cheltuială și, opțional, proiectul sau clientul. Așa vezi cât te-a costat fiecare proiect.
Care e diferența dintre DuViAna și aplicația iBon a ANAF?
iBon este aplicația gratuită a Ministerului Finanțelor și a ANAF prin care cumpărătorii verifică dacă un bon a fost emis corect și pot sesiza nereguli. DuViAna face altceva: transformă bonurile firmei în cheltuieli înregistrate, cu categorii, TVA, produse și rapoarte.
Concluzie
Bonurile fiscale nu ar trebui să-ți ocupe seara de vineri. Cu DuViAna, fotografiezi bonul, verifici în câteva secunde câmpurile marcate și ai cheltuiala înregistrată, cu produse, TVA, plata cu cardul și imaginea originală, gata pentru rapoarte și pentru contabil.