Gestionarea cererilor de la clienți: toate solicitările într-un singur CRM
Pe scurt: Modulul Cereri din Duviana adună într-o singură listă toate solicitările primite de firmă: formulare de pe site, e-mailuri, mesaje WhatsApp și apeluri. Vezi de unde a venit fiecare cerere, cine răspunde de ea și în ce stare se află. Aplicația îți arată cererile la care nu ai răspuns de 3 zile, iar o cerere câștigată devine oportunitate, client și factură trimisă în e-Factura, fără să rescrii datele.
Ce înseamnă gestionarea cererilor de la clienți
Gestionarea cererilor (în engleză, lead management) înseamnă să primești, să organizezi și să urmărești fiecare solicitare venită de la un client sau de la un client potențial până la un rezultat clar: vânzare, tichet de suport sau închidere. O cerere poate fi o cerere de ofertă, o întrebare despre un produs, o înscriere pe o pagină de prezentare sau un apel în care cineva vrea un preț.
Un CRM pentru cereri pune toate aceste solicitări într-o singură cutie de intrare, în locul căsuțelor de e-mail personale, al foilor Excel și al notițelor de pe telefon.
De ce se pierd cereri în firmele mici și mijlocii
- Cererile ajung pe canale diferite: formularul de pe site, e-mailul unui coleg, WhatsApp, telefonul de la birou.
- Nu e clar cine răspunde, așa că fiecare crede că a răspuns altcineva.
- Nimeni nu observă că un client așteaptă de câteva zile.
- Nu știi din ce campanie sau de pe ce pagină vin clienții buni, deci nu știi unde merită să investești în marketing.
- Datele clientului se rescriu de mai multe ori: în ofertă, în contract, în factură.
Fiecare cerere fără răspuns este o vânzare care ajunge, cel mai probabil, la un concurent mai rapid.
Cum funcționează modulul Cereri din Duviana
Toate canalele într-o singură listă
Cererile intră automat din formularele site-urilor tale, din căsuța de e-mail conectată, din WhatsApp și prin API. Cele primite la telefon sau față în față le adaugi în câteva secunde cu butonul „Cerere nouă”. Fiecare cerere primește un număr, un subiect, o dată, un responsabil și o stare.
Știi exact de unde a venit fiecare client
La fiecare cerere vezi pagina de pe care a fost trimisă, sursa (Căutare Google, Google Ads, Facebook / Instagram, LinkedIn, TikTok, recomandare, asistenți AI precum ChatGPT sau Perplexity și altele), parametrii de campanie UTM și pagina care a trimis vizitatorul. Poți filtra lista după sursă, canal, județ, responsabil și perioadă, ca să vezi ce canale aduc cereri reale.
Stări clare și alerta „fără răspuns de 3 zile”
Fiecare cerere este Nouă, În lucru, Convertită, la Suport, Arhivată sau Spam. Cardurile din partea de sus arată câte cereri sunt în fiecare stare. Un card separat, evidențiat cu roșu, numără cererile la care echipa nu a răspuns de cel puțin 3 zile, iar alt card pe cele care așteaptă răspunsul clientului.
Preiei, răspunzi, programezi următorul pas
Cu „Preia cererea” devii responsabilul ei. Din aceeași pagină răspunzi pe e-mail, scrii pe WhatsApp sau suni, adaugi note interne și apeluri înregistrate și programezi un memento: mâine, peste 3 zile lucrătoare sau săptămâna viitoare. Tot istoricul rămâne pe cerere și pe fișa clientului.
Din cerere în vânzare, client și factură
Când există interes comercial, transformi cererea în oportunitate și urmărești negocierea într-un pipeline pe etape. Când clientul acceptă, prospectul devine client, iar facturarea, inclusiv facturile recurente și transmiterea în e-Factura, se face în aceeași platformă. Datele introduse o dată circulă de la cerere până la factură.
Cereri care nu sunt vânzări: suport și spam
O întrebare tehnică se trimite la Suport printr-un clic: se creează automat un tichet cu mesajul clientului. Mesajele nedorite se marchează ca spam, iar expeditorul se blochează, cu o protecție care împiedică blocarea din greșeală a unui client existent.
Formulare începute, dar netrimise
Duviana păstrează și firmele care au început un formular de cerere de ofertă și și-au căutat datele după CUI, dar nu au trimis formularul. Le poți transforma în cereri obișnuite, atribuite automat agentului din zona firmei, ca să nu pierzi clienți care au fost la un pas de contact.
Lucru rapid pe multe cereri
Bifezi mai multe cereri și le arhivezi, le marchezi ca spam sau le atribui unui coleg dintr-o singură operațiune.
Drumul unei cereri, pas cu pas
- Cererea intră automat din site, e-mail, WhatsApp sau o adaugi manual.
- Un coleg o preia și devine responsabil; cererea trece în „În lucru”.
- Răspunzi clientului din aplicație și programezi un memento.
- Dacă e o vânzare, transformi cererea în oportunitate și urmărești negocierea.
- Când clientul acceptă, devine client, iar factura se emite și se trimite în e-Factura.
- Ce nu e vânzare merge la Suport, se arhivează sau se marchează ca spam.
Ce să verifici când alegi un CRM pentru cereri
| Criteriu | În Duviana |
| Colectează cereri din site, e-mail, WhatsApp și telefon | Da, într-o singură listă |
| Arată sursa, pagina și campania (UTM) | Da, pe fiecare cerere |
| Responsabil clar și stări vizibile | Da: Nouă, În lucru, Convertită, Suport, Arhivată, Spam |
| Avertizează când un client așteaptă | Da: cereri fără răspuns de cel puțin 3 zile |
| Transformă cererea în oportunitate de vânzare | Da, cu pipeline pe etape |
| Leagă vânzarea de facturare și e-Factura | Da, în aceeași platformă |
| Separă suportul de vânzări | Da, cererea devine tichet de suport |
| Filtrează spamul și blochează expeditorii | Da |
| Recuperează formularele abandonate | Da, pentru formularele de cerere de ofertă |
| Interfață și asistență în limba română | Da |
Multe CRM-uri internaționale tratează bine partea de vânzări, dar facturarea, e-Factura și raportarea către ANAF rămân în alt program. Pentru o firmă din România, legătura directă dintre cerere și factură înseamnă mai puține programe și mai puține date rescrise.
Pentru cine este potrivit
- Firme de servicii și agenții care primesc cereri de ofertă prin site.
- Distribuitori și producători cu agenți de vânzări pe zone.
- Firme de software și IT cu cereri de demo și abonamente.
- Orice firmă mică sau mijlocie care vrea să știe că fiecare cerere primește un răspuns.
Ce este un CRM pentru cereri de ofertă?
Este un program în care toate solicitările primite de la clienți ajung într-o singură listă, cu responsabil, stare și istoric, astfel încât fiecare cerere să primească răspuns și să poată fi urmărită până la vânzare.
Care e diferența dintre o cerere și o oportunitate?
Cererea este solicitarea inițială a clientului. Oportunitatea este o vânzare posibilă, pe care o urmărești pe etape (ofertă, negociere, câștigată sau pierdută). În Duviana, o cerere cu interes comercial se transformă în oportunitate printr-un clic.
Pot primi automat în CRM cererile din formularul de contact al site-ului?
Da. Formularele site-urilor conectate trimit cererile direct în lista Cereri, împreună cu pagina de pe care au fost trimise și parametrii de campanie.
Pot vedea din ce campanie vine un client?
Da. Fiecare cerere păstrează sursa, pagina de origine, parametrii UTM și pagina care a trimis vizitatorul, iar lista se poate filtra după sursă și canal.
Cum aflu dacă un client așteaptă răspuns?
Un card separat numără cererile la care echipa nu a răspuns de cel puțin 3 zile, iar alt card arată cererile care așteaptă răspunsul clientului.
Pot răspunde pe WhatsApp direct din CRM?
Da. Din fișa cererii poți răspunde pe e-mail, scrie pe WhatsApp sau suna clientul.
Ce se întâmplă cu cererile de suport?
Le trimiți la Suport printr-un clic. Se creează un tichet cu mesajul clientului, iar cererea iese din lista de vânzări.
Cum scap de spam fără să blochez un client?
Marchezi cererea ca spam și expeditorul se blochează. Dacă adresa aparține unui client existent, aplicația te avertizează înainte de blocare.
Pot emite factura din aceeași platformă după ce clientul acceptă?
Da. Duviana include facturarea, facturile recurente și transmiterea în e-Factura, așa că datele clientului ajung din cerere în factură fără să fie rescrise.
Trebuie să folosesc inteligența artificială?
Nu. Funcțiile AI sunt opționale; modulul Cereri și restul platformei funcționează complet și fără AI.
Nu mai pierde nicio cerere
Adună toate solicitările clienților într-un singur loc, răspunde la timp și du fiecare vânzare până la factură. Cere o demonstrație Duviana sau înscrie-te pe duviana.ro.