Program de oferte comerciale cu AI: de la cererea clientului la PDF în câteva minute

DuViAna Oferte este un program de oferte comerciale pentru firme din România în care creezi oferte de preț din catalogul tău de produse, le trimiți ca PDF cu identitatea firmei și urmărești fiecare ofertă până la răspunsul clientului. Asistentul AI citește cererea clientului și ofertele tale anterioare, apoi îți propune oferta completă: produse, cantități, prețuri și texte. Tu o verifici și o trimiți.

Dacă încă faci ofertele în Word sau Excel, ori ca proformă redenumită în programul de facturare, știi cât timp pierzi copiind texte, recalculând totaluri și căutând „ultima versiune”. Pe această pagină afli ce trebuie să conțină o ofertă comercială bună, cum o faci în câțiva pași și cum te ajută AI-ul să trimiți oferte mai repede decât concurența.

Ce este o ofertă comercială

Oferta comercială (numită și ofertă de preț sau cotație) este documentul prin care îi propui unui client produse sau servicii, la un preț și în anumite condiții, pentru o perioadă dată. Spre deosebire de factură, oferta nu este document fiscal: nu se înregistrează în contabilitate și nu se transmite în e-Factura. Rolul ei este să convingă clientul și să stabilească clar ce primește, cât costă și până când e valabil prețul.

Un client compară de obicei mai multe oferte. Contează viteza cu care răspunzi, claritatea prețurilor și cât de bine arată că i-ai înțeles nevoia.

Ce trebuie să conțină o ofertă de preț

O ofertă completă răspunde la întrebările clientului înainte ca el să le pună. Structura recomandată:

1. Datele firmei care oferă: denumire, CUI, sigla, persoana de contact.
2. Destinatarul: firma și persoana căreia i se adresează oferta.
3. Titlu și număr, pentru ca oferta să poată fi identificată ușor la negociere.
4. Introducere personalizată: ce ai înțeles din cererea clientului și cum îl ajuți.
5. Produsele sau serviciile: descriere, cantitate, preț unitar, total, cu sau fără TVA.
6. Discountul, dacă există, și motivul lui.
7. Moneda și valabilitatea (de exemplu, „oferta este valabilă 30 de zile”).
8. Termenii: plată, livrare, garanție, mentenanță.
9. Portofoliu sau referințe, ca dovadă că ai mai făcut proiecte similare.
10. Semnătura persoanei care a întocmit oferta.

DuViAna urmează exact această structură: în PDF apar titlul și destinatarul, antetul (textul de deschidere), produsele și totalurile, valabilitatea, semnătura, subsolul cu termenii și, pe o pagină separată, portofoliul.

Cum faci o ofertă comercială în DuViAna, pas cu pas

1. Alegi clientul sau prospectul. Datele lui vin automat din CRM, fără să le mai copiezi.
2. Lași AI-ul să pregătească oferta (opțional). Lipești cererea clientului sau încarci documentul primit, bifezi ofertele anterioare asemănătoare și apeși „Generează”. Dacă din cerere lipsesc informații, AI-ul îți pune cel mult trei întrebări înainte să scrie.
3. Verifici produsele. Le cauți în catalog după denumire sau cod și ajustezi descrierea, prețul și cantitatea. Poți aplica un discount pe toată oferta sau doar pe anumite produse.
4. Alegi textele. Antetul, subsolul cu termenii și portofoliul vin din biblioteca ta de texte. Le poți adapta doar pentru această ofertă sau le poți salva pentru următoarele.
5. Setezi moneda, valabilitatea și statusul, apoi apeși „Salvează și previzualizează PDF”.

Pentru o revizie nu mai pornești de la zero: duplici oferta, modifici ce s-a schimbat și păstrezi originalul ca istoric.

Oferte generate cu AI: ce face concret asistentul

Multe programe promit „AI”. În DuViAna, asistentul lucrează cu datele firmei tale, nu cu texte generice:

• Pornește de la cererea reală a clientului, fie ea text sau document încărcat.
• Învață din ofertele tale anterioare, ca să păstreze prețurile, stilul și structura cu care lucrezi deja.
• Folosește fișa și site-ul clientului, ca introducerea să sune personal, nu ca un șablon.
• Se încadrează în buget. Dacă știi bugetul clientului, îl completezi, iar AI-ul ajustează produsele și cantitățile ca oferta să se încadreze în el.
• Propune variante. Dacă ai definit pachete standard (Start, Standard, Premium), AI-ul propune 2–3 variante de ofertă la niveluri diferite de preț.
• Rescrie textele la cerere: mai clar, mai scurt, mai detaliat, mai formal, mai prietenos sau fără greșeli, cu un clic.
• Nu strică catalogul. Produsele noi propuse de AI ajung în catalog doar dacă tu confirmi, marcate „Propus de AI”.

Word, program de facturare sau software de ofertare?

Urmărești fiecare ofertă până la răspuns

Toate ofertele stau într-o singură listă, cu clientul și valoarea fără TVA, și le găsești rapid după număr. Fiecare ofertă are un status: În procesare, Trimisă, Recepționată, În discuție, Acceptată sau Respinsă. Echipa știe oricând unde se află fiecare negociere. Când un client scrie la o ofertă, aceasta primește eticheta „Întrebare de la client”, ca să nu rămână fără răspuns.

Pentru că ofertele fac parte din modulul Vânzări, de la o ofertă acceptată treci direct la comandă, proformă și factură, inclusiv e-Factura, fără să reintroduci datele în alt program.

Pentru cine este potrivit

• Agenții și firme de servicii (web, IT, marketing, consultanță), care trimit oferte personalizate cu descrieri lungi.
• Distribuitori și firme B2B cu cataloage mari și prețuri care se schimbă des.
• Echipe de vânzări care vor texte și prețuri unitare, nu fiecare agent cu varianta lui.
• Antreprenori care fac singuri ofertele și vor să le termine în câteva minute, nu într-o seară.

Întrebări frecvente